スマホで書類をOCR→AI要約まで自動化するワークフロー

〜紙の資料をAIに読ませて、要約・整理までスマホ完結〜

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はじめに：もう「紙の書類」を読む時代じゃない

営業現場や顧客対応などで、紙の資料をもらうことはまだまだ多いですよね。
研修レジュメ、会社からの案内、会議資料…。
でもそれらを「読む」「要約する」「共有する」には時間がかかる。

本記事では、スマホ1台で「紙 → テキスト化（OCR） → 要約」まで自動化する具体ワークフローを紹介します。
AIツールをうまく組み合わせることで、ほぼ“1タップ”で書類の内容を把握できる仕組みがつくれます。

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ステップ①：OCRで紙資料をテキスト化する

まずは「紙 → テキスト」に変換します。
OCR（文字認識）機能はすでに無料アプリでも非常に精度が高く、
代表的なおすすめは以下の通りです。

ツール名	特徴	無料プラン
Google Lens	Android／iPhone対応、撮影→即コピー可	○
Adobe Scan	複数ページのPDF化に強い、整形精度高	○
Notion AI（モバイル）	ページ直入力可、AI連携にそのままつなげやすい	△（OCRは外部アプリ連携で）

📍ポイント：

• 重要なのは“読み取り精度”よりも、“次にAIに渡しやすい形式（テキスト）”で出せるか。
• 可能なら「改行が少なく」「文字認識後にすぐコピーできる」アプリを選ぶと◎。

👉 OCRアプリ選定の考え方は、以前の記事

スマホでできるAIライティングツール比較【無料〜有料】
も参考になります。

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ステップ②：AIに要約させる（自動化の要）

OCRで得たテキストをAIに投げると、あっという間に要約が完成します。
ここでは、無料でも十分使えるツールを中心に紹介します。

🔹 ChatGPT（GPT-4 Turbo）

• スマホアプリ対応（音声・画像読み取り可）
• 長文でも要点を抽出してくれる
• 「見出し＋箇条書き＋補足」で整理してくれるよう指示できる

プロンプト例：

次の文書を3段階で要約してください。
①全体要約（100文字以内）
②重要ポイント（箇条書き3点）
③実務上の示唆（営業・事務どちらでも）

🔹 Notion AI

• OCR→ページ貼付→AIに「要約」と指示、の流れがシームレス
• 書類の一部を引用しながら、資料整理ページを自動生成できる

🔹 Claude／Geminiなど

• 文体を選べる（「公式文体」「簡潔」など）
• 共有リンクで要約結果を他メンバーに渡せる

📍補足：
AIの出力精度を安定させるには、「資料の目的（社内向け／営業向け）」を明示するとよいです。
例：「これは社内研修のまとめ資料なので、講師の意図を重視して要約して」など。

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ステップ③：自動化する仕組み（Workflowでつなぐ）

ここまでを「手作業でつなぐ」と毎回5分程度。
でも、これを自動化すると1分以下で完了します。
スマホで可能な範囲の自動化手法を紹介します。

🧩 iPhoneの場合：ショートカットアプリ

• 「カメラ起動 → OCR → ChatGPTに送信 → 結果をメモに保存」
  という連携を組むことができます。

ショートカット構成例：

1. 「写真を撮る」
2. 「テキストを認識」
3. 「URLを開く（ChatGPT共有URL＋プロンプト）」
4. 「結果をクリップボードにコピー」

➡ 一度設定しておけば、「Hey Siri, 書類を要約」で動く！

🧩 Androidの場合：Tasker＋Google Lens＋ChatGPT

• Taskerで同様の自動連携が可能。
• Google Driveに保存されたPDFをトリガーにする設定もおすすめ。

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ステップ④：結果をチームで共有する

せっかくAI要約したなら、「共有」まで自動化したいところ。
おすすめは以下の方法です。

共有先	方法	メリット
Notionページ	1ページに日付＋要約を追記	検索・タグ付け容易
Slackチャンネル	ChatGPT出力→Zapierで自動投稿	即時共有＋リアクション確認
Googleドライブ	PDF要約を自動保存	ファイル管理と一元化できる

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まとめ：紙をもらっても、“読む前に整理”する時代へ

従来は「資料を読んで→理解して→まとめて→共有する」だった流れが、
AIを使えば「受け取った瞬間に要約されている」状態に変わります。

1回のセットアップで、1年間の時間を取り戻せるレベル。
業務効率化だけでなく、情報の見落とし防止・知識の再利用にも直結します。

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