ChatGPTでメール返信テンプレートを自動生成する仕組み

〜営業・問い合わせ対応を最速化するAIワークフロー〜

はじめに：メール対応の「思考コスト」を減らす
1. ChatGPTでテンプレートを生成する基本プロンプト
1. 💡 ポイント
2. 「問い合わせ内容に応じて返信内容を分岐」させる応用プロンプト
3. 返信テンプレートをNotionで管理する仕組み
1. 🧩 管理方法の例
4. 「トーン統一」もAIに任せる
5. Gmail・Outlook連携で「自動補完」も可能に
6. 実務での活用ステップまとめ
まとめ：メール対応も“考えない仕組み化”を

はじめに：メール対応の「思考コスト」を減らす

日々の業務で意外と時間を取られるのが、メールの返信作業です。
特に営業職や問い合わせ対応では、「毎回似たような文面を考える」ことに多くの時間を割いてしまいます。

この「考える時間」こそが、AIで最も効率化できる領域です。
今回は、ChatGPTを活用してメール返信テンプレートを自動生成・整理する仕組みを紹介します。

1. ChatGPTでテンプレートを生成する基本プロンプト

まずは、基本的なメールテンプレートを生成するためのプロンプトです。
営業職・バックオフィス・顧客対応など、どんな職種でも使える汎用型の構文になっています。

📌 プロンプト例（基本形）

あなたはプロのビジネスメール作成アシスタントです。
以下の条件に基づいて、ビジネスメールの返信テンプレートを作成してください。

宛先：{{相手の立場（例：取引先の担当者）}}

件名：{{件名}}

要件：{{要件概要}}

文体：{{丁寧／カジュアル／社内向けなど}}

トーン：{{迅速／誠実／ややフレンドリーなど}}

出力形式は以下の通り：

件名案（3案）

本文テンプレート（日本語／改行あり）

使用上の注意点（文面のトーンや修正ポイント）

💡 ポイント

出力形式を「件名／本文／注意点」と3分割することで、
　ChatGPTが構造化して出力し、後から使いやすくなります。
毎回「宛先」「トーン」「目的」を変えるだけで、
　自動で最適な文体に変化します。

2. 「問い合わせ内容に応じて返信内容を分岐」させる応用プロンプト

もう一歩進んで、ChatGPTに「状況別返信」を自動生成させるとさらに便利です。

📌 応用プロンプト（条件分岐あり）

あなたは顧客対応チームのリーダーです。
以下の条件ごとに、返信テンプレートを3パターン作成してください。

条件A：見積もり依頼

条件B：納期の確認

条件C：クレーム・不満への対応

それぞれのパターンで、

件名

本文テンプレート

想定される相手の反応
を含めて出力してください。

この方法なら、問い合わせ内容をコピペするだけで自動返信テンプレートを生成できます。
特に営業現場やカスタマーサポートでは、社内の共通文書化にも活用できます。

👉 参考：
メール対応をAIで自動化：返信テンプレート生成術

3. 返信テンプレートをNotionで管理する仕組み

生成したテンプレートをそのままChatGPTで都度出すのもいいですが、
継続的に使うならNotionでの一元管理がおすすめです。

🧩 管理方法の例

Notionに「メールテンプレート」データベースを作成
カラムを以下のように設定
　- 種別（営業／問い合わせ／クレーム対応など）
　- トーン（丁寧／迅速／ややカジュアル）
　- テンプレート本文
　- ChatGPTプロンプト（再生成用）
返信時はNotionからコピペ → GmailやOutlookに貼り付け

この方法なら、
・ChatGPTで新テンプレートを生成
・Notionに登録
・使い回しながら改善
というPDCAが自然に回ります。

👉 関連記事：
[ChatGPT×Notionで議事録を自動生成する方法]

4. 「トーン統一」もAIに任せる

人によって書くトーンがバラバラだと、社外対応で統一感が出ません。
ChatGPTの「文体変換プロンプト」で簡単にそろえましょう。

📌 文体変換プロンプト例

以下の文面を、ビジネスメールとして適切な文体に書き直してください。

トーン：誠実かつ迅速

敬語：二重敬語にならないように調整

結論を冒頭に持ってくる

このプロンプトをNotionデータベースにセットしておけば、
社内全員が同じ基準でメールを整えることができます。

5. Gmail・Outlook連携で「自動補完」も可能に

AI活用の最終ステップとして、ChatGPTとメールクライアントを連携します。

おすすめは以下の2つ：

連携先	方法	メリット
Gmail	ChatGPT＋ZapierまたはMake連携	受信メールの内容を自動要約・返信文生成
Outlook	Copilot連携	Microsoft 365内で直接プロンプト実行が可能

これで、「返信案が届いて、上司が最終チェックして送信」という流れまで自動化できます。