ChatGPTで業務マニュアルを自動生成する方法とテンプレート

―「手が止まるマニュアル作成」をAIで一気に解消する―

はじめに：マニュアル作りは「仕組み化の最後の壁」
1. ChatGPTでマニュアルを作る考え方
2. プロンプト設計の基本構造
3. 実際の生成ワークフロー（例：代理店サポート業務）
1. 手順：
4. ChatGPT活用テンプレート（コピペOK）
5. 注意すべきポイント
6. 応用例：WordPressやNotionでの共有
7. ChatGPTマニュアル生成の限界とリアル運用の工夫
まとめ：ChatGPTで「マニュアル作成のボトルネック」を突破しよう

はじめに：マニュアル作りは「仕組み化の最後の壁」

新しいメンバーが入るたび、引き継ぎや教育のたびに立ちはだかるのが「業務マニュアルを整える」こと。
頭の中には流れがあるのに、いざ文章化しようとすると手が止まる。そんな経験、ありませんか？

実はこの“言語化の壁”を超えるのに最適なのが、ChatGPTによる自動生成です。
今回は、誰でもすぐに使える「マニュアル生成テンプレート」と、構築のステップを実例つきで紹介します。

1. ChatGPTでマニュアルを作る考え方

ChatGPTに「〇〇のマニュアルを作って」と伝えるだけでは、
「当たり障りのない一般論」が返ってくることがよくあります。

その原因は、ChatGPTが“現場の前提条件”を知らないからです。
よって、まずは以下の3要素を明確にすることがポイントです。

要素	具体例
対象	新入社員、代理店担当者、営業サポート、など
ゴール	同じ手順で業務を再現できること
範囲	顧客対応、システム入力、報告業務など

これを整理してからChatGPTに投げると、「まるで社内資料のような完成度」になります。

2. プロンプト設計の基本構造

マニュアル生成の基本構造は、次の5ブロックで考えます。

あなたは〇〇業務を行う担当者です。
以下の条件で、業務マニュアルを作成してください。

【前提】
（対象者、業務範囲、必要スキルなど）

【構成】
1. 概要  
2. 前提条件  
3. 手順  
4. 注意点・よくあるミス  
5. 補足リンク・用語解説  

【出力形式】
見出し＋箇条書き中心で、社内共有資料としてそのまま使える形。

このように構造を指定することで、「文章ではなく、マニュアルフォーマット」として出力されるようになります。

3. 実際の生成ワークフロー（例：代理店サポート業務）

ここでは、あなたが以前紹介した「メール返信テンプレート自動生成術」でも用いたワークフローを応用します。
（👉 ChatGPTでメール返信テンプレートを自動生成する仕組み）

手順：

業務内容をブレインダンプ
- ChatGPTに「この業務の流れをざっと書き出して」と依頼。
- 例：「新しい代理店を委託登録するまでの流れを整理して」
ChatGPTが流れを整える
- ChatGPTが「準備→申請→承認→登録→報告」のように整理してくれます。
マニュアル化プロンプトで再生成 この業務フローをもとに、社内マニュアルを作成してください。 - スタッフが手順通りに進められるレベルの具体性 - 注意点やよくあるトラブルも記載 - トーンは堅すぎず、社内共有文書レベル
整形・追記
- 出力された内容に、自社用語・独自手順を追記。
- CanvaやNotionに貼り付け、共有。

この方法なら、「ゼロから作る」のではなくAIが下書きを作り、あなたが仕上げる流れになります。

4. ChatGPT活用テンプレート（コピペOK）

【指示】
あなたは業務マニュアル作成の専門家です。
次の業務を誰でも再現できるように、社内マニュアルを作成してください。

【業務内容】
（ここに対象業務を記載）

【条件】
- 対象読者：新人または担当者レベル
- 書式：見出し＋箇条書き＋注意点
- トーン：実務的で親しみやすい
- 出力形式：Markdown対応（そのままNotionやWordPressに貼れる形）

【構成】
1. 業務の目的  
2. 使用ツール・環境  
3. 手順詳細（ステップごと）  
4. 注意点・FAQ  
5. 補足（関連マニュアル・更新履歴）

5. 注意すべきポイント

ChatGPTをマニュアル作成に使うとき、特に注意すべきは次の3点です。

社内独自ルールはAIが知らない
- 「誰が承認者か」「どのシステムを使うか」は必ず追記。
更新管理の仕組みを作る
- ChatGPTの再生成で簡単に更新できる分、最新版の識別を明記しておく。
テンプレート化の際は構成を固定化
- 構成がバラバラになると共有しづらい。
  「1.概要→2.手順→3.注意点→4.FAQ→5.更新履歴」で固定化を推奨。