AI音声入力で日報・メモを自動整理する方法

── スキマ時間を「即データ化」して、あとから探せる仕組みを作る

営業・在宅・チームリーダー問わず、「日報が続かない」という声は多いです。
理由はシンプルで、書く時間が取れないから。
では、「書かずに残す」仕組みを作れたらどうでしょうか。

そこで使えるのが、AI音声入力 × 自動整理ワークフローです。
スマホでしゃべるだけで、AIが自動で文字起こし・要約・分類まで行ってくれます。

まず、音声入力の基本構成は以下の3ステップです。

① 音声を文字に変換（録音アプリ or 音声入力機能）
② ChatGPTに送信して要約・整理させる
③ NotionやGoogleスプレッドシートなどに自動記録

これを手動で行ってもよいですが、できれば自動化したいところです。
たとえば以下のように組み合わせると、ほぼ“ワンタップ完結”になります。

この流れをZapierやMakeでつなぐことで、「音声→要約→日報保存」まで自動処理できます。

ChatGPTに送るプロンプトは、整理の粒度によって変わります。
たとえば以下のように設定しておくと、実務向けにきれいにまとまります。

あなたは日報整理アシスタントです。以下の音声文字起こしをもとに、
①日付、②作業内容、③課題・気づき、④翌日アクション
に整理してMarkdown形式でまとめてください。

このテンプレートを「メモアプリのショートカット」や「Zapier経由のChatGPTステップ」に登録しておけば、毎回同じフォーマットで日報が生成されます。

ChatGPTの出力結果をNotionに自動で送る場合は、
以下のような形で整理しておくと後から検索・分析もしやすくなります。

日付	内容	課題・気づき	翌日アクション
2025/10/14	顧客A対応、商品説明動画更新	顧客理解に時間がかかる	提案書テンプレ更新

ZapierやMakeで「ChatGPTの出力 → Notionデータベース追加」を設定すれば、音声から直接この表が更新されます。
これにより、“話すだけで蓄積される日報”が実現できます。

「ChatGPTでメール返信テンプレートを自動生成する仕組み」でも触れたように、
AIを“聞き役”として活用することで、業務記録は驚くほど効率化できます。

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