ビジネスパーソンにとって避けられないのが、「企画書」「提案書」「報告書」などの資料づくり。
とはいえ、構成を考えたり文章を整えたりする作業には、どうしても時間と集中力を奪われます。
本記事では、ChatGPTを使って資料作成を“半自動化”する実践ステップを紹介します。
単なるテンプレ生成にとどまらず、プロレベルの構成・表現までAIに支援させる方法を具体例つきで解説します。
✅ この記事でわかること
- ChatGPTで資料作成を始める前に整えるべき準備
- 効率的に「骨組み（構成）」を出してもらうプロンプト例
- スライド・提案書・報告書の3種類のテンプレ生成術
- AIで表現をブラッシュアップする方法
- NotionやPowerPointへの転用術
1. ChatGPTで資料作成を始める前にやるべき準備
AIに「良いアウトプット」を出してもらうためには、事前情報の整理が最も重要です。
以下の4項目を整えるだけで、ChatGPTの精度は驚くほど上がります。
- 目的：誰に、何を伝えたい資料か？
例：「社内でAI導入を提案する」「新規取引先への営業提案」など - 構成要素：含めたいトピック（背景・課題・提案・効果など）
- 制約条件：ページ数、文字量、トーン（カジュアル／フォーマル）
- 参考資料：過去の提案書や参考記事のURL
💡 例：AI導入提案書の事前整理（箇条書き）
- 対象：社内の経営層向け
- 目的：ChatGPT導入による業務効率化の提案
- トーン：フォーマル、簡潔
- ページ数：5〜8枚
- 含めたい項目：現状課題、AI活用の目的、導入ステップ、コスト、効果
2. 「構成」をAIに考えさせる：最初のプロンプトが9割
多くの人が「いきなり本文」を書かせてしまいますが、最初は全体構成（アウトライン）を出すことがコツです。
以下のように指示すると、AIがプロの企画書構成を提案してくれます👇
🔧 プロンプト例：
あなたは提案書を作成するプロのビジネスコンサルタントです。
「中小企業向けChatGPT導入提案書」のアウトラインを作成してください。
ページ構成と各ページの要約（100文字以内）を含めてください。
この一文だけで、
「1. 背景と課題 → 2. 解決策の概要 → 3. 導入ステップ → 4. 想定効果」
といった、使える構成を出してくれます。
もし構成が抽象的に感じた場合は、
「社内決裁を通しやすいように」や「営業先への提案に使う想定で」など、利用シーンを具体化して指示すると精度が上がります。
3. 各スライドの内容を自動生成する
構成が決まったら、次はスライドごとの本文を生成します。
💬 プロンプト例：
以下の構成をもとに、PowerPointスライドの本文案を作ってください。
各スライドはタイトル＋3〜4行の説明＋箇条書きポイント3点を含めてください。
トーンはフォーマル、文字数は1枚あたり150文字以内。
ChatGPTは箇条書き構成が得意なので、PowerPointとの親和性が高いです。
さらに「表形式で出力して」と伝えると、スライド番号｜タイトル｜本文｜ポイント のように整理された形で出してくれます。
この形式をそのままExcelに貼り付けてPowerPointに流し込むことで、スライド量産も可能です。
詳しくは関連記事「PowerPointに使えるAIデザイン支援ツール5選」で紹介しています。
4. 文章のトーンをブラッシュアップする
提案書や企画書では、「説得力」や「印象」が重要です。
ChatGPTはトーン調整も得意なので、同じ内容を「柔らかく」「専門的に」「経営層向けに」など自在に調整できます。
💬 トーン調整の例：
以下の文面を、経営層に刺さるようにフォーマルかつ具体的なトーンに書き換えてください。
原文：AI導入で業務効率が上がると思います。
変換後：AI導入により、月間作業時間の20%削減が見込まれ、人的リソースを付加価値業務へ再配分できます。
この「トーン変換」は、
前回の記事「メール対応をAIで自動化：返信テンプレート生成術」でも詳しく紹介しています。
メールでも資料でも、“伝わる表現”をAIが瞬時に整えるのが共通のポイントです。
5. ChatGPT × Notion × PowerPointで資料生成を自動化する
最近は、ChatGPTとNotion・PowerPointを連携して、
ほぼ自動で資料を出力するワークフローも一般的になってきました。
⚙️ 例：資料自動生成フロー
- Notionでテンプレ構成を保存（タイトル・目的・章立てなど）
- ChatGPTで本文生成 → Notion APIで送信
- PowerPointで内容をスライド化（ChatGPTまたはCopilot利用）
この流れは、
以前の記事「ChatGPTとNotion連携で議事録＋タスク化を自動化する方法」でも触れたように、
議事録や報告書の自動化にも応用できます。
6. ChatGPTで資料作成する際の注意点
便利な反面、注意しておくべきポイントもあります。
- 事実確認は必ず人が行う（AIの出典情報は曖昧な場合が多い）
- 見出しと本文の整合性を確認する
- 社外向け資料では著作権・表現の独自性に配慮
AIの提案をそのまま使うのではなく、「土台＋自分の意見」で最終調整するのがポイントです。
まとめ：AIを“資料作成アシスタント”にする時代へ
ChatGPTを使えば、資料作成は「ゼロから作る作業」ではなくなります。
構成づくり・本文生成・トーン調整・スライド出力まで、AIが支援できる領域は広がっています。
本記事の内容をベースに、自分のチームや業務に合ったテンプレをChatGPTに学習させておけば、
次回からは「数分でプロ品質の資料」が作れるようになります。
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