はじめに：なぜ今Notionなのか？
ビジネスパーソンの多くが抱える悩み、それは「情報が散らかっている」こと。メモアプリ、タスク管理ツール、プロジェクト管理ソフト…複数のツールを使い分けるうちに、かえって非効率になっていませんか？
そこで注目されているのが、オールインワン型の情報整理ツール「Notion」です。
Notionでできること：
- メモ・ドキュメント作成
- タスク・プロジェクト管理
- データベース構築
- 社内Wiki作成
- チーム共有・コラボレーション
本記事では、Notionを活用した実践的な情報整理術を10個ご紹介します。初心者から上級者まで、明日からすぐ使えるテクニックが満載です。
1. メモとタスクを一元管理する
なぜ効果的なのか
思いついたアイデアをその場でメモし、そのままタスク化できるのがNotionの最大の強み。情報の散らかりを防ぎ、タスク管理アプリとの二重管理から解放されます。
具体的な活用法
基本の流れ：
- デイリーノートページを作成
- 思いついたことをメモ
- 実行すべきものはチェックボックスをつけてタスク化
- 優先度や期限を追加
Tips：
- テンプレート機能で毎日のページを自動生成
- タスクにステータス（未着手・進行中・完了）を設定
- リマインダー機能で締め切り管理も可能
2. 会議議事録テンプレートで記録時間を1/3に短縮
テンプレート化のメリット
毎回ゼロから議事録を作成していませんか？Notionテンプレートを使えば、記録時間を大幅に削減できます。
効果的なテンプレート構成
📅 会議日時：[自動入力]
👥 参加者：
🎯 アジェンダ：
1.
2.
3.
✅ 決定事項：
-
📝 議論内容：
-
🔲 アクションアイテム：
- [ ] タスク1（担当者名・期限）
- [ ] タスク2（担当者名・期限）
📎 関連資料リンク：運用のコツ
- 会議前にテンプレートから新規ページを作成
- リアルタイムで入力し、会議後すぐに共有
- アクションアイテムはデータベース化して進捗管理
💡 連携テク：Slackと連携すれば、会議終了後に自動通知も可能
3. プロジェクト管理ボードで進捗を見える化
カンバン方式で仕事の流れをスムーズに
Notionのボードビュー（カンバン形式）を使えば、プロジェクトの進捗状況が一目瞭然になります。
基本的な設定方法
ステータス列の例：
- 📋 バックログ（未着手）
- 🚀 着手中
- 👀 レビュー待ち
- ✅ 完了
データベースプロパティの活用
設定すべき項目：
- ステータス（セレクト）
- 担当者（人物）
- 期限（日付）
- 優先度（セレクト：高・中・低）
- タグ（マルチセレクト）
チーム運用のポイント
- 毎朝5分のスタンドアップでボードを確認
- 週次でボードを見直し、優先順位を調整
- 完了タスクは定期的にアーカイブ化
💡 Excel派の方へ：表計算での管理と並行したい場合は、Excelショートカット活用も効果的
4. データベースで「検索可能な知識の倉庫」を構築
情報が散らからない仕組みづくり
読んだ本、保存した記事、参加したセミナー、思いついたアイデア…すべてをNotion データベースで一元管理しましょう。
データベース設計の実例
ナレッジベースのプロパティ例：
- タイトル（テキスト）
- カテゴリ（セレクト：本・記事・動画・アイデア）
- タグ（マルチセレクト）
- 重要度（星評価）
- 作成日（日付）
- メモ（テキスト）
- URL（URL）
検索性を高める工夫
タグ付けのルール例：
- ジャンル：マーケティング、営業、開発、人事
- 用途：提案資料、ブログネタ、企画案
- ステータス：未読、読了、実践済み
フィルター・ソート活用術
- 「重要度が高い」かつ「未読」の記事だけ表示
- カテゴリ別にグループ化して整理
- 作成日順・更新日順で並び替え
5. 社内Wikiで情報共有を効率化
バラバラなファイル管理からの脱却
社内マニュアル、業務フロー、FAQ…情報が散らばっていませんか？NotionをWiki化すれば、誰でも必要な情報にすぐアクセスできます。
Wiki構築の基本構成
🏢 会社概要
├ ビジョン・ミッション
├ 組織図
└ 社内制度
📘 業務マニュアル
├ 営業フロー
├ 経費精算方法
└ ITツール使い方
❓ FAQ
├ 勤怠管理
├ 休暇申請
└ トラブルシューティング
🎓 新入社員向け
└ オンボーディングガイド運用成功のコツ
- ページ階層を3階層以内に抑える
- 目次機能で長文も読みやすく
- 定期的に更新日を記載して鮮度を保つ
- 検索機能を活用した「よくある質問」ページを作成
💡 効率化テク：AIツールを使って既存マニュアルを自動要約・整理することも可能
6. 日次・週次レビューで自己成長を加速
振り返りの習慣が成果を生む
毎日5分の振り返りが、あなたの仕事の質を変えます。Notionなら過去のレビューも簡単に検索・参照できます。
デイリーレビューテンプレート
📅 [日付]
🌅 朝の計画
- 今日の目標：
- 重要タスク3つ：
1.
2.
3.
🌙 夜の振り返り
- 完了したこと：
- 学んだこと：
- 明日に繋がること：
- 気分：😊😐😔ウィークリーレビューの活用
毎週金曜日に実施する項目：
- 今週の成果トップ3
- うまくいかなかったこと
- 来週の重点課題
- 時間の使い方の分析
データベース化で成長を可視化
レビューをデータベースに蓄積すれば：
- 達成したタスク数の推移
- よく出てくる課題パターン
- 気分の変化とパフォーマンスの関係
これらを分析して、仕事効率化のヒントを発見できます。
💡 AI活用：ChatGPTに振り返りを要約・分析してもらう方法も効果的
7. カレンダービューで予定を直感的に管理
タスクとスケジュールの統合管理
Notionのカレンダービューを使えば、タスクと予定を一つの画面で把握できます。
カレンダービュー設定方法
手順：
- タスクデータベースを作成
- 「期限」プロパティ（日付型）を追加
- ビューを「カレンダー」に切り替え
- 期限プロパティを基準に設定
Googleカレンダー連携のメリット
連携することで実現できること：
- 会議予定を自動インポート
- Notionのタスクをカレンダーに表示
- 二重管理の手間を削減
- モバイルからもシームレスにアクセス
運用のベストプラクティス
- 色分けでプロジェクト別に視覚化
- 週表示・月表示を使い分ける
- 定期タスクはリマインダー設定
💡 詳しく知りたい方へ：Googleカレンダーとの連携方法は別記事で詳しく解説中
8. チェックリストで習慣化とミス防止を両立
ルーティンワークの完全自動化
毎日・毎週繰り返す作業は、チェックリスト化が鉄則。抜け漏れを防ぎ、精神的な負担も軽減されます。
チェックリストの活用例
朝のルーティン：
- メール確認（30分）
- 今日のタスク確認
- 優先順位の設定
- Slackチェック
プロジェクト開始時：
- キックオフMTG設定
- プロジェクト管理ボード作成
- 関係者に共有
- マイルストーン設定
出張準備：
- 交通手段予約
- ホテル予約
- 資料準備
- 名刺・充電器確認
テンプレート化で効率UP
繰り返し使うチェックリストは：
- テンプレートボタンで一発作成
- データベース化して進捗管理
- 完了率を可視化
9. 外部ツール連携で生産性を倍増させる
Notion単体から「連携エコシステム」へ
Notionは他のツールと組み合わせることで、真の力を発揮します。
主要な連携ツール一覧
コミュニケーション系：
- Slack：更新通知、議事録共有
- Gmail：メールからタスク作成
- Microsoft Teams：チーム情報共有
スケジュール系：
- Googleカレンダー：予定の同期
- Outlook：会議情報の自動取り込み
自動化系：
- Zapier：他ツールとの自動連携
- Make（旧Integromat）：複雑なワークフロー構築
AI系：
- ChatGPT：文章生成・要約
- Notion AI：ネイティブAI機能
連携活用の実例
例1：Slack × Notion
- プロジェクトの更新を自動でSlackに通知
- 重要な会話をNotionに保存
例2：Googleカレンダー × Notion
- 会議予定を自動でNotionに同期
- 議事録ページを自動生成
例3：ChatGPT × Notion
- 長文記事を要約してNotion に保存
- アイデア出しの結果を整理
💡 関連記事：SlackやChatGPTの活用術は専門記事で詳しく解説中
10. マルチデバイス対応で「いつでもどこでも」情報整理
デバイスを選ばないシームレスな体験
Notionの大きな魅力は、すべてのデバイスで同期されること。場所やデバイスを選ばず、常に最新の情報にアクセスできます。
デバイス別の使い分け戦略
📱 スマホ（移動中・外出先）
- 思いついたアイデアを即メモ
- 音声入力でサッと記録
- 通知確認とクイックチェック
💻 PC（オフィス・メイン作業）
- 本格的な文書作成
- データベース構築・編集
- 複数ページの横断作業
📱 タブレット（会議・プレゼン）
- 会議中の議事録入力
- クライアントへの資料提示
- 手書きメモの取り込み
オフライン機能の活用
- 事前にページをダウンロード
- オフライン環境でも閲覧・編集可能
- オンライン復帰時に自動同期
モバイルアプリ活用のコツ
- ウィジェット機能でホーム画面から素早くアクセス
- 共有機能で他アプリからNotionへ保存
- ショートカット設定で頻繁に使うページにすぐ飛ぶ
まとめ：Notionで情報整理を次のレベルへ
Notionは「単なるメモアプリ」ではありません。タスク管理、プロジェクト管理、ナレッジ管理、チーム共有…すべてを一つに統合できる万能プラットフォームです。
今日から始める3ステップ
STEP1：まずは小さく始める
- デイリーノートとタスク管理から
- 既存のメモをNotionに移行
STEP2：データベースを構築
- 仕事の情報を集約
- テンプレート化で効率UP
STEP3：連携と自動化
- 外部ツールとの連携
- AI活用で更なる効率化
さらなる効率化のために
本記事で紹介したNotion 情報整理術と合わせて、以下のツールも組み合わせることで生産性は飛躍的に向上します：
- Slack：チームコミュニケーション効率化
- Googleカレンダー：スケジュール管理の最適化
- ChatGPT：AI活用による業務自動化
- Excel：データ分析との連携
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